Modern restaurants depend on various integrated technology for an increasingly large portion of their business processes. Automation is becoming increasingly important in restaurants. It helps to increase efficiency, reduce costs, and lower overhead. Examples include POS systems, digital pay cards, and HRIS solutions, as well as data management software.
Enquanto a automação digital continua a espalhar suas asas, partes do negócio de restaurantes permanecem presas em processos baseados em papel. As contas a pagar são uma parte crucial do negócio. Ele lida com faturas de fornecedores e pagamentos de fornecedores. Os restaurantes que trabalham nesses processos manuais têm uma tremenda oportunidade operacional da automação de contas a pagar.
This is detrimental to the business, as it’s time-consuming and hugely prone to human error. Restaurants working in these manual processes have a tremendous operational opportunity from accounts payable automation.
Software de automação de contas a pagar reduz o tempo gasto em processos manuais. Isso é feito com faturas de digitalização e inserindo automaticamente dados. Isso acelera os processos de aprovação e pagamento, além de aumentar a detecção de erros e a proteção contra fraudes. Continue lendo para aprender a abordar a automação de suas contas a pagar!
As funções básicas das contas a pagar
Contas a pagar (AP) têm vários processos que ele gerencia na maioria dos restaurantes. Alguns membros importantes da equipe normalmente lidam com AP. Esses funcionários são responsáveis por receber faturas de fornecedores, verificar a precisão dessas faturas contra o inventário, aprovar a fatura e enviar o pagamento ao fornecedor.
Cada uma dessas etapas depende muito do foco, tempo e precisão de cada membro da equipe. Automatando esse processo é valioso por uma infinidade de razões. Além disso, vários usuários podem acessar informações de fatura, solicitar aprovações e visualizar informações de perfuração armazenadas digitalmente para entender onde está no processo a fatura fica.
An AP software solution establishes a complete digital chain of custody from invoice reception to review and approval, down to payment. Moreover, multiple users can access invoice information, request approvals, and view digitally stored drill-down information to understand where in the process the invoice sits.
Isso é valioso quando os fornecedores exigem pagamento. Capacitar sua equipe com informações precisas define a expectativa adequada para o fornecedor e define sua equipe para o sucesso. Uma solução de contas digitalizadas a pagar elimina erros de entrada de dados e procedimentos manuais. Isso economiza o tempo da equipe e libera os gerentes para tarefas mais importantes que geram receita.
Como implementar soluções de automação a pagar de contas
Avaliando o software de automação de contas a pagar para um restaurante requer uma compreensão do processo de contas atuais. É essencial saber como é executado com precisão. O uso de dados estabelecerá seu caso base para tomar uma decisão educada, na qual uma nova solução digital pode aumentar a eficiência. Algumas perguntas a serem consideradas são as seguintes:
- Quem lida com a entrada de dados da fatura?
- Quanto tempo leva para inserir uma fatura?
- Quanto tempo a revisão da fatura leva? Funções ... identifique as partes do processo que são mais pesadas e demoradas. Essas são as áreas em que você pode se beneficiar mais dos processos digitais. Verifique se sua solução de software AP melhora esses procedimentos.
- How many people touch an invoice through the review process?
- When is the supplier actually paid?
Once you know in detail how your restaurant’s AP currently functions…identify the parts of the process that are most cumbersome and time-consuming. These are the areas where you can benefit the most from digital processes. Ensure your AP software solution improves those procedures.
Assista ao vídeo abaixo! Aqui estão algumas áreas em que a automação de contas a pagar pode ajudar a aprimorar seus processos contábeis de restaurante:
What is accounts payable automation, and how can it help your catering business, bar, restaurant, or other food service enterprise? Here are a few areas where accounts payable automation can help enhance your restaurant accounting processes:
1. Entrada de dados da fatura manual
A maioria dos restaurantes recebe faturas de papel ou PDF e, em seguida, insere manualmente informações de fatura, como fornecedor, endereço, quantidade de fatura, itens recebidos, total devido e data de vencimento da fatura em seu sistema contábil. Esta é uma tarefa repetitiva e ineficiente suscetível ao erro humano. Os consequentes custos dos números transpostos, datas de vencimento incorretas e pagamentos equivocados são desnecessários a uma empresa com margens já estreitas. Os operadores podem reduzir esse trabalho manual com uma solução de software AP que verifica as faturas recebidas e, posteriormente, rastreia e categoriza Suas despesas. A automação a pagar é a maneira ideal de reduzir erros no rastreamento de despesas e no processamento de faturas. Automatando suas contas a pagar o sistema coloca tudo no “piloto automático preciso”. Isso fornece uma visão mais precisa dos seus resultados em todos os momentos.
What’s more, automating accounts payable processes in this area helps control food costs as well. Accounts payable automation is the ideal way to reduce errors in expense tracking and invoice processing.
As any experienced restaurateur can attest, there are always circumstances that can easily go unnoticed by your accounting platform. Automating your accounts payable system puts everything on “accurate auto-pilot”. This gives you a more precise view of your bottom line at all times.
2. GL Coding
Códigos de contas gerais Ledger (GL) são números usados para atribuir uma transação comercial financeira a categorias específicas no seu livro geral. Isso é especialmente importante para rastrear com precisão as compras de custo de mercadorias do seu restaurante (COGS) para estabelecer o nível de inventário e gerar uma engrenagem precisa vendida. Exemplos incluem o banco da casa, cartões -presente, dicas a pagar, etc.
Quanto maior o seu restaurante, quanto maior o alcance dos seus códigos G. Quanto mais faturas você receber, mais codificação de GL para os membros da sua equipe. E quanto mais linhas de código necessário para rastrear todas as suas despesas aumentarem a chance de erro ou categorização incorreta de despesas importantes. É uma tarefa trabalhosa que retira as atividades produtoras de receita e abre a porta para erros significativos. As faturas de digitalização automatizam o processo de codificação GL, extraindo os dados de cada fatura e classificando -os automaticamente em cada gl.
But there’s a better way to handle GL coding through machine learning – namely, by automating accounts payable processes. Digitizing invoices automates the GL coding process by extracting the data from each invoice and automatically classing it to each necessary GL.
3. Pagamentos do fornecedor
Por padrão, a maioria dos restaurantes paga fornecedores de maneiras díspares que variam de acordo com o modo preferido do fornecedor. Isso geralmente inclui cheques de corte e correspondência. As abordagens variadas tornam os pagamentos um processo lento e manual. Uma solução de automação AP reduz o processo manual para digitalizar e aprovar faturas, padronizando os processos digitais e os bancos on -line nos quais os operadores podem agendar pagamentos para otimizar seu fluxo de caixa.
4. Reconciliação
Cheques e saldos é o núcleo de qualquer sistema contábil preciso, e a automação a pagar é o melhor "hack" ao comparar vários conjuntos de registros financeiros para garantir a precisão. A chave está reconciliando diferentes declarações de fornecedores e balanços por quantidades de tempo pré-determinadas. Isso permite relatórios personalizados ao conciliar declarações. As ferramentas de gerenciamento de caixa e dinheiro da Rasi oferecem a metodologia de flexibilidade e ágil para conciliar quaisquer declarações sobre seus termos, para que você possa sempre garantir que os registros sejam precisos e atualizados! Além disso, a automação de contas a pagar em relação à reconciliação também ajuda a prevenir fraudes.
Automating your accounts payable platform makes it easier to identify and rectify any discrepancies in accounting records. This allows for custom reporting when reconciling statements. RASI’s AP & Cash Management tools give you the flexibility and agile methodology to reconcile any statements on your terms, so you can always ensure records are accurate and up-to-date! Plus, accounts payable automation in regards to reconciliation helps prevent fraud, too.
5. Documentação precisa
Automação a pagar é uma maneira mais eficiente de documentar o histórico Ledger do seu restaurante. Também reduz a quantidade de tempo, espaço e dinheiro necessário para o armazenamento de documentos. Isso o torna um método muito mais ecológico.
Outro benefício da automação de contas a pagar pela documentação? As franquias geralmente consolidam registros em papel em um local central. Isso significa que os gerentes distritais e proprietários individuais da rede não podem acessar dados históricos críticos imediatamente.
A documentação precisa tem um benefício adicional. Ele economiza tempo e dinheiro para o restaurante para pesquisa e prova de compra em uma auditoria de impostos de uso. Ao automatizar uma estrutura de contas a pagar, todos têm acesso a toda a documentação, o tempo todo ... de onde quer que estejam fazendo negócios! O software criará um processo de aprovação fácil de usar. Isso garantirá que as faturas sejam enviadas para as pessoas corretas e processadas rapidamente. Em suma, o software AP melhora seus processos internos, reduz as oportunidades de fraude, economiza tempo valioso da equipe e aprimora seus relacionamentos de fornecedores.
The Benefits of AP Automation
A fully digitized AP software solution will save time previously consumed by tedious manual data entry and verification tasks while simultaneously eliminating human errors (your restaurant managers will thank you for taking this work off their plate). The software will create an easy-to-use approval process. This will ensure invoices are sent to the correct people and processed quickly.
Lastly, the AP solution will standardize your payment process, reliably getting payments to vendors on time, strengthening your reputation with critical suppliers. In sum, AP software improves your internal processes, reduces opportunities for fraud, saves valuable staff time, and enhances your vendor relationships.
Ouça o episódio completo do podcast abaixo!
Selecionando o software de automação de contas corretas
É vital ter um software AP que atenda às necessidades do seu restaurante, entende seus processos contábeis e, o mais importante, | A maioria das contas genéricas a pagar soluções de software fica aquém dessa medida - felizmente, a Rasi possui umintegrates with your accounting system. Most generic accounts payable software solutions fall short of this measure — fortunately, RASI has a Solução de software AP totalmente digital criada exclusivamente para a indústria de restaurantes.
Rasi tem anos de experiência operacional como restauradores. Isso lhes dá um fundo distinto para projetar uma solução. Esta solução é adaptada aos desafios e oportunidades do setor de hospitalidade. Rasi auxilia milhares de restaurantes em todo o país a obter ganhos de lucratividade imediata por meio de software criado para propósitos e orientação educacional especializada. Aumente as vendas do seu restaurante Request a demo today!
