When restaurant staff receives tips, both employee and employer incur legal obligations to the IRS to correctly record the tip amounts, comply with reporting requirements, and pay income and payroll taxes. For the restaurant operator, it’s critical to get these details correct from the start to avoid unnecessary penalties. This article will cover how to record tips in accounting and como são as responsabilidades tributárias do empregador e dos lados do empregado. Dicas
What are Employer Tip Responsibilities?
Reporting requirements
The first duty that falls on employers is to record the amount of tips Os funcionários recebem. Isso é conseguido coletando relatórios regulares (no mínimo, mensalmente) de todos os seus funcionários com gorjetas. Esses relatórios devem conter registros diários de dicas recebidas, seja em dinheiro, por cartão ou como distribuições de pool de gorjetas. Alguns se perguntam como relatar dicas de cartão de crédito, especificamente. A resposta é a mesma que relatar dicas de caixa - apenas os totais diários e mensais da dica são importantes. A auto-gratuidades é categorizada como parte dos salários regulares do funcionário (com todas as retenções típicas de impostos sobre a folha de pagamento). Os impostos devem ser depositados com o IRS a cada trimestre via
The employee tip report does not include automatic gratuities, such as those applied to large parties, as those are compulsory payments and do not meet the legal standard to be considered a tip. Auto-gratuities are instead categorized as part of the employee’s regular wages (with all the typical payroll tax withholdings).
Accounting for tip income
The second employer tip responsibility is withholding income tax, Social Security, and Medicare tax on tip income. Taxes are to be deposited with the IRS every quarter via Formulário 941. Se os funcionários não denunciarem a receita da gorjeta, o empregador não se responsabiliza por impostos sobre as dicas não relatadas até que recebam um aviso e uma demanda do IRS. Os impostos da gorjeta são pagos apenas quando o empregador é notificado adequadamente das dicas do funcionário. A contabilização de dicas na folha de pagamento do seu restaurante é complicada, mas uma solução moderna de contabilidade de restaurantes ajudará a simplificar o processo. Essas empresas são obrigadas a arquivar
In other words, “are employee tips payable to the IRS?” Tip taxes are payable only when the employer is appropriately notified of the tips by the employee. Accounting for tips in your restaurant payroll is can be complicated but a modern restaurant accounting solution will assist in streamlining the process.
Large employer duties
“Large food or beverage establishments” are employers who, on average, have more than 10 employees working on any given day. These businesses are required to file IRS FORM 8027. Este formulário registra recibos de vendas de alimentos e bebidas e dicas relatadas ao empregador. Observe que este requisito de relatório se aplica por local, portanto, restaurantes de serviço rápido e outras marcas de multi-localização precisarão arquivar um 8027 para cada restaurante que atenda ao requisito de funcionários. Se as dicas relatadas estiverem abaixo desse valor, o empregador deve distribuí -las a funcionários com gorjetas até que essa medida seja atingida.
The IRS stipulates for qualifying large employers that tips to employees must be equal to or greater than 8% of gross receipts. If reported tips are below that amount, the employer must distribute them to tipped employees until that measure is reached.
Responsabilidades da ponta dos funcionários
Como mencionado acima, os funcionários devem manter um registro de dicas diárias e enviar esse registro aos seus empregadores mensalmente ou com mais frequência, se solicitado. Observe que, como afirmado anteriormente, auto-gratuidades como as aplicadas a grandes partes não são dicas e devem ser tratadas como renda regular. Ao fazer seus pagamentos anuais de impostos, os funcionários podem achar que têm receita de gorjeta não relatada para contabilizar. Mas os operadores devem estar cientes de que gerenciar tudo isso manualmente é abaixo do ideal.
Employees are responsible for reporting tips to IRS as income and paying their share of income tax, Social Security tax, and Medicare tax via Form 1040. Note that, as previously stated, auto-gratuities such as those applied to large parties are not tips and should be treated like regular income. When making their annual tax payments, employees may find they have unreported tip income for which to account.
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How Does Software Aid in Managing Tips?
We have covered the manual requirements of how to record tips in accounting. But operators should be aware that managing this all by hand is suboptimal. Contabilidade de restaurantes O software é construído para lidar com a renda da gorjeta e aliviará significativamente a carga administrativa do gerenciamento de renda da TIP. Esta é uma vitória imediata para a precisão e conveniência dos dados. Ele também calculará os impostos sobre a folha de pagamento aplicáveis à receita da gorjeta. Além disso, o rasi gerará o Formulário 8027 para os grandes empregadores que o exigem.
RASI’s accounting solution for restaurants integrates with POS data to record tips directly at the source. This is an immediate win for data accuracy and convenience. It will also calculate the payroll taxes applicable to tip income. Moreover, RASI will generate Form 8027 for the large employers that require it.
Como as dicas de rastreamento ajudam um restaurante? Como todos os operadores experientes de restaurantes sabem, é muito mais barato e menos estressante fazê -lo corretamente na primeira vez do que enfrentar penalidades e taxas na linha quando se trata de impostos. Esse mesmo software também deve gerenciar seus cálculos de impostos sobre a folha de pagamento. Se alguns funcionários forem desproporcionalmente inclinados, tente estudar seus métodos e treinar outros servidores para assumir suas características. Qualquer software de contabilidade que você selecione para ajudar com a Relatórios de Renda da TIP deve integrar diretamente com o seu sistema POS para eliminar a entrada manual e duplicada de dados. O software também deve calcular impostos sobre a folha de pagamento, automatizando tarefas tediosas e propensas a erros. Finalmente, esse deve ser um software que você usa diariamente, com a capacidade de lidar com responsabilidades financeiras mais amplas do que apenas gestão de pontas. Milhares de operadores de restaurantes em todo o país fizeram do Rasi seu software de escolha para gerenciamento de restaurantes. Abaixo!
Tracking tips fulfills reporting and record-keeping requirements from the IRS. As all experienced restaurant operators know, it is far cheaper and less stressful to do it correctly the first time than to contend with penalties and fees down the line when it comes to taxes.
Next, proper accounting for tips in restaurants (ideally through an automated software solution) positions the operator to easily handle tip pooling and service charge distribution, making for happy employees. That same software should be managing your payroll tax calculations as well.
Lastly, proactive managers can use tip reporting as a record of customer satisfaction and server performance. If some employees are disproportionately tipped, try to study their methods and train other servers to take on their traits.
How to Choose Software to Manage Accounting for Tips
There are some minimum requirements for helpful software in this area. Any accounting software you select to assist with tip income reporting should integrate directly with your POS system to eliminate manual and duplicative data entry. The software should also calculate payroll taxes, automating tedious, error-prone tasks. Finally, this should be software that you use daily, with the ability to handle broader financial responsibilities than just tip management.
RASI meets all these requirements and goes beyond them, integrating accounting, compliance, payroll, cash management, treasury solutions, and financial operating metrics. Thousands of restaurant operators across the nation have made RASI their software of choice for restaurant management.
When you sign up with RASI, a dedicated account team will onboard your management staff, configure the software to match your operational flows, and coach your team on how to use the software to set and meet financial goals.
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